Wie geht es nach der erfolgreichen Einführungsphase des Qualitätsmanagementsystems im Mehrgenerationenhaus Musterhausen weiter? Der siebte Teil der Serie zeichnet einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung des MGH´s zu einer Lernenden Organisation und beschreibt den alltäglichen Umgang mit dem QM-System.
Das fertige Qualitätshandbuch wird über ein zentrales Groupware-Tool digital geführt. Hier finden sich alle Qualitätsstandards, Dokumentvorlagen und Verfahrensanweisungen in der jeweils aktuellsten Version. Zusätzlich ist es möglich, eine gedruckte Form zu erstellen, die jedoch in der Regel nicht aktuell ist, da sich das System ständig weiter entwickelt. Neben den Qualitätsstandards finden sich auch das Kennzahlensystem und ein Vorschlagwesen im Groupware-Tool wieder.
Ziel eines Kennzahlensystems muss es also sein, die Datenerhebung so einfach und zeitsparend wie möglich zu gestalten und sich auf die wesentlichen Zahlen zu beschränken.
Diese Vorgabe erfüllt die Methode der Balanced Scorecard am besten. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, Leitziel und Leitbild der Einrichtung noch einmal im Hinblick auf die Entwicklung zu reflektieren. In der Balanced Scorecard werden nicht nur die harten Zahlen (Besucherzahlen, Einnahmen, Ausgaben etc.) abgebildet, sondern es werden diesen Zahlen weiche Faktoren (Kundenzufriedenheit, Entwicklung hin zum Leitziel, etc) gegenüber gestellt.
Im Rahmen einer Selbstevaluation geht es um die Beschreibung der immer wiederkehrenden Arbeitsabläufe, die Abgrenzung zu anderen Prozessen und die Definition von Schnittstellen zu benachbarten Prozessen. Anhand von sieben Schritten werden der Rahmen geklärt, Daten erhoben und bewertet und anschließend im Qualitätshandbuch dokumentiert.
Die Kick-Off-Veranstaltung bildet den offiziellen Auftakt zum QM-Prozess. Als Format kommt an diesem Tag die open-space-Technologie zum Einsatz. Damit werden Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Ehrenamtliche aktiv am Prozess beteiligt und können gleichzeitig Ihre Ideen, aber auch Befürchtungen und Ängste einbringen. Am Ende der Veranstaltung steht eine Roadmap, die den weiteren Verlauf des QM-Prozesses mit den dazugehörigen Einzelschritten und Aufgaben abbildet.
